Wenn Sie von zu Hause arbeiten müssen: So bleiben Sie konzentriert und produktiv

Von Leslie Hobbs

Das Coronavirus sorgt derzeit für Zehntausende von Arbeitnehmern auf der ganzen Welt für eine unerwartete neue Normalität: Arbeiten von zu Hause. In den nächsten Tagen werden diese Zahlen mit Sicherheit in die Millionen steigen.

Anders als bisher ist dies für die meisten jedoch keine Wunschsituation, sondern eine Notwendigkeit, die es unbedingt einzuhalten gilt. Unter den gegebenen Umständen und aufgrund der so schnellen Entwicklung der Pandemie fällt die Umstellung vielen nicht ganz einfach.

Einerseits mag es im Moment zwar schwierig sein, sich zu konzentrieren, andererseits kann die Arbeit aber auch eine willkommene Ablenkung von den täglichen Nachrichten sein. Im Folgenden finden Sie ein paar einfache Tipps, um produktiv zu bleiben und in dieser höchst ungewöhnlichen Situation zu einem gewissen Maß an Normalität zu finden.

Planen Sie Ihren Tag – und halten Sie sich daran.

Denn Planung kann Ihnen helfen, sich auf die Dinge zu konzentrieren, die Sie beeinflussen können. Erstellen Sie am Ende jeden Tags Ihre To-do-Liste für den nächsten Tag. So finden Sie nicht nur zu einem strukturierten Arbeitsrhythmus, sondern sehen zusätzlich auch schwarz auf weiß, was Sie jeden Tag erreicht haben.

Vergessen Sie dabei auch die Routineaufgaben nicht (z. B. den Posteingang im Griff zu behalten). Regelmäßige Teambesprechungen oder Meetings sollten Sie jetzt gleich als Online- oder Videomeetings planen. Richten Sie sich Kalendererinnerungen ein, um an regelmäßige Aufgaben, wie wöchentliche Statusupdates, erinnert zu werden. Routine gibt uns ein Gefühl der Sicherheit. Versuchen Sie daher sich an ihre zu halten!

Kontakte erfassen.

Stellen Sie die Kontaktdaten aller wichtigen Kollegen und Kundenkontakte zusammen, mit denen Sie in den nächsten Wochen zu tun haben werden. Haben Sie alle Angaben, zum Beispiel Handynummern oder private Telefonnummern, in Ihrer Adressdatenbank? Speichern Sie diese Angaben und drucken Sie die Liste am besten auch aus. Nutzen Sie die Gelegenheit auch dazu, anderen Ihre aktuellen Kontaktdaten zu übermitteln, damit Sie erreichbar sind.

Online-Chat vor E-Mail.

Tools wie Microsoft Teams, G Suite oder Slack sind gerade jetzt besser geeignet als E-Mail, meint Nick Meehan, Experte für User Experience bei Xerox PARC. „E-Mail ist von Natur aus langsam“, erklärt Meehan. „Dabei kann es zu Verzögerungen der Kommunikation um Stunden, sogar Tagen kommen.“ Kommunikationskanäle wie Slack bieten Unternehmen dagegen den Komfort von Instant Messaging – mit nach Themen organisierten Kanälen und der Möglichkeit, zusätzlich Dokumente und Dateien zu verschicken.

Meehan empfiehlt zudem, klare Grenzen zu ziehen. „Diese Tools sind so einfach zu verwenden, dass man das Gefühl hat, ständig verfügbar sein zu müssen“, warnt er. „Unternehmen sollten deshalb Richtlinien einführen, damit Sie nach Dienstschluss auch den wohlverdienten Feierabend genießen können. Zusätzlich können natürlich auch Benachrichtigungen individuell entsprechend eingestellt werden.“

Setzen Sie auf Video statt auf Telefonkonferenzen.

Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, kann es gewöhnungsbedürftig sein, Ihre Kollegen nicht zu Gesicht zu bekommen. Selbst wenn Sie regelmäßig von zu Hause aus arbeiten, ist es vielleicht einfach besser, Ihre Kollegen zu sehen. Führen Sie Meetings deshalb wenn möglich als Videokonferenzen durch. Gerade jetzt ist dieser persönliche Kontakt zu anderen Menschen besonders wichtig.

Und sorgen Sie für angemessene Umgangsformen bei Videoanrufen, sagt Meehan. Wenn ein Teil Ihres Teams noch im Büro arbeitet, sollte trotzdem jeder einzeln mit eigenem Video an der Konferenzschaltung teilnehmen – selbst wenn sie mit anderen Gesprächsteilnehmern im gleichen Raum sitzen.

„Dadurch sind die von außen zugeschalteten Teilnehmer auf demselben Level wie die Personen im Raum“, erklärt Meehan. „Das beeinflusst auch eine ausgeglichene Kommunikation positiv.“

Lassen Sie sich von technischen Problemen nicht entmutigen.

Es kann sein, dass E-Mail, WLAN und Bandbreite zu Hause langsamer und weniger zuverlässig sind als im Büro. Nutzen Sie kurze Ausfallzeiten, um Prioritäten zu setzen. Was ist gerade am wichtigsten? Nutzen Sie das Telefon, um diese Dinge zu besprechen. Machen Sie sich ausführliche Notizen, damit Sie dann, wenn alles wieder funktioniert, eine kurze Zusammenfassung an alle schicken können, damit nichts verloren geht. Für weniger dringende Aufgaben können Sie E-Mails vielleicht vorbereiten und verschicken, sobald sie wieder online sind. Außerdem können Sie sich per Textnachrichten oder andere interne Messaging-Clients (sofern diese funktionieren) austauschen.

Versuchen Sie, sich zu konzentrieren.

Im Moment ist es nicht einfach, sich auf die Arbeit zu fokussieren. Versuchen Sie daher so gut wie möglich, sich nicht ablenken zu lassen. Wenn ein großes Projekt zu erdrückend wird, zerlegen Sie es in kleinere Teilaufgaben und erledigen Sie die einfachsten zuerst. Wenn es sein muss, können Sie vielleicht auch das ganze Projekt etwas hinauszögern und sich zuerst um kleinere Routineaufgaben kümmern.

Eine andere Umgebung kann mitunter auch helfen – verlegen Sie Ihren Arbeitsplatz vorübergehend in ein anderes Zimmer, wenn das möglich ist. Machen Sie einen kurzen Spaziergang. Hören Sie eine Weile Musik. Streaming-Dienste wie Spotify bieten hervorragende Möglichkeiten, stimmungsfördernde Playlists zu erstellen.

Begrenzen Sie die Zeit, die Sie am Bildschirm verbringen.

Reiseeinschränkungen, neue Fälle, Ausgehverbote – ständig kommen neue Nachrichten herein und es kann schwierig sein, sich davon zu lösen. Aber den ganzen Tag mit Nachrichten vom Coronavirus berieselt zu werden, tut Ihrer seelischen Verfassung nicht gut. Legen Sie fest, wie oft Sie am Tag die Nachrichten lesen, und belassen Sie es dabei. Beim Gespräch mit Kollegen kommt das Thema zwangsläufig auf, aber lassen sie es nicht außer Kontrolle geraten. Wechseln Sie das Thema nach ein paar Minuten und sprechen Sie Themen an, über die Sie auch sonst sprechen würden.

Planen Sie Pausen ein und organisieren Sie Ihren Tagesablauf.

Pausen sind wichtig für die Regeneration. Wer zu lange auf einen Bildschirm starrt, verliert auch an guten Tagen Konzentration und Produktivität. Machen Sie Pausen und lassen Sie sich zum Beispiel beim Mittagessen nicht von der Arbeit unterbrechen. Vergessen Sie auch körperliche Aktivität nicht: stehen Sie auf und machen Sie Dehnübungen oder etwas Gymnastik. Wenn die Schulen geschlossen haben, verbringen Sie auch etwas Zeit mit Ihren Kindern. Rufen Sie Familienmitglieder oder einen Freund an und erkundigen Sie sich nach deren Wohlergehen.

Danach können Sie sich sicher wieder besser auf Ihre Arbeit konzentrieren.

Vergessen Sie nicht, dass Sie allein dadurch, dass Sie von zu Hause aus arbeiten, zu einer der wirkungsvollsten und effektivsten Methoden zur Bekämpfung der Pandemie beitragen: soziale Distanzierung, um „die Kurve zu verflachen“ und die Ausbreitung des Virus zu verlangsamen.

Wenn das Homeoffice neu für Sie ist: Was sind Ihre größten Herausforderungen? Wenn Sie häufiger von zu Hause arbeiten: Haben Sie Tipps oder Ratschläge?