Tipps für virtuelle Meetings

Während sich Mitarbeiter schön langsam an die neue Situation, von zu Hause aus zu arbeiten, gewöhnen, rückt ein wesentlicher Bestandteil des täglichen Office-Lebens in den Hintergrund: Meetings.

Selbst im Normalbetrieb sind Besprechungen oft ein wunder Punkt für Mitarbeiter – sei es angesichts der schieren Anzahl oder da manche sogar als Zeitverschwendung gesehen werden. Schlecht geführte Meetings sind auch für Unternehmen eine Herausforderung: Gemessen an "geringeren Marktanteilen, Innovation sowie Beschäftigungsstabilität", stellen sie für Arbeitgeber erhebliche Kosten dar.

In der aktuellen Situation sehen sich Mitarbeiter mit zusätzlicher Komplexität konfrontiert, während sie versuchen, ihrer Arbeit wie gewohnt nachzugehen: Sie müssen sich in ungewissen und mitunter stressigen Zeiten in einer ungewohnten Arbeitsumgebung zurechtfinden. Es gibt jedoch eine Reihe einfacher und sinnvoller Methoden, wie sich Mitarbeiter schnell an ihre neuen Umstände gewöhnen und effektive Meetings abhalten können, erklärt Nick Meehan, User Experience Expert bei Xerox PARC.

Klare Zuständigkeit und entsprechendes Handeln

Klären Sie bereits vor dem Meeting, wer dieses leitet – so fördern Sie eine klare Verantwortung.

Wer eine Einladungen zur Besprechung versendet, ist nicht zwangsweise auch Gastgeber, bemerkt Meehan ironisch. „Auch wenn viele das automatisch annehmen, es muss nicht immer auch tatsächlich der Fall sein.“ Die Teilnehmer müssen wissen, wer das Sagen hat.

„Der Gastgeber der Besprechung agiert als Moderator“, so Meehan. „Er muss sicherstellen, dass das Meeting ein klares Ziel verfolgt, die Teilnehmer bei der Sache bleiben und sich jeder einbringen kann.“

Der Gastgeber sollte bereits im Vorfeld die Agenda festlegen und so den Teilnehmern eine geeignete Vorbereitung ermöglichen. „Meistens wird dieser Punkt vernachlässigt“, erklärt Meehan. „Dabei kann schon eine kurze Übersicht ein erfolgreiches Meeting garantieren.“ Ein zusätzlicher Vorteil: Ein frühzeitiger Blick auf die Agenda macht deutlich, wer für was zuständig ist.

Gemeinsame Verantwortung für Notizen und Maßnahmen

Virtuelle Meetings sind ideal, um allen Teammitgliedern das Beisteuern von Notizen zu ermöglichen. Tools wie Microsoft OneNote, Google Docs oder Sheets eignen sich perfekt für eine derartige Zusammenarbeit. „Lassen Sie die Agenda während des Meetings auf dem Bildschirm“, rät Meehan. „Die Teilnehmer können diese dann in Echtzeit bearbeiten. Eine solche Zusammenarbeit sorgt von Anfang an für eine bessere Abstimmung im Team.“

In ähnlicher Weise stellen Trello und Asana hervorragende Tools dar, um während des Meetingverlaufs Aufgaben und Maßnahmen zu erfassen und zuzuweisen. „Wenn Sie diesen Teil bereits in die Besprechung integrieren, sparen Sie sich eventuelle Unstimmigkeiten im Nachhinein, denn häufig werden Aufgaben Top Down und ohne Mitsprache vergeben“, so Meehan weiter. „Entscheidungen, die bereits während des Meetings getroffen werden, sind dagegen demokratischer.“

Meehan weist allerdings auch darauf hin, dass nicht jeder den gleichen Arbeitsstil hat – manche stellen vielleicht fest, dass sie sich nicht voll in die Diskussion einbringen können, wenn sie gleichzeitig Notizen machen. Die meisten Videotools ermöglichen eine Aufzeichnung des Meetings. Für Teilnehmer, die eher auditiv orientiert sind, kann dies die bessere Option sein. Achten Sie jedoch darauf, die Teilnehmer vorab über die Aufzeichnung zu informieren.

In der Kürze liegt die Würze

Sich über längere Zeit zu konzentrieren, kann schon Face-to-Face schwierig sein. Laut Meehan ist die Aufmerksamkeitsspanne von Teilnehmern in virtuellen Meetings jedoch noch kürzer.

„Beschränken Sie das Meeting auf dreißig oder maximal 45 Minuten“, rät er. "Ändern Sie z.B. Ihre Outlook-Einstellungen so, dass Besprechungen in Dreißig-Minuten-Schritten statt der Standard-Stunde geplant werden.“ Mit dieser einfachen Anpassung überlegt der Organisator eines Meetings vielleicht zweimal, ob eine ganze Stunde wirklich notwendig ist.

Darüber hinaus empfiehlt Meehan, Meetings möglichst früher zu beenden, wenn alles gesagt ist. „Jeder wird es Ihnen danken“, sagt er.

Kamera als freiwillige Option

Meetings mit Videoübertragung sind sinnvoll, bieten aber auch einen Einblick in das Privatleben der Kollegen. Das ist oft kein Problem. Für auf ihre Privatsphäre bedachte Mitarbeiter oder Teilnehmer, deren Schlafzimmer vielleicht gleichzeitig als Büro dient, kann eine solche Sichtbarkeit jedoch unerwünscht sein oder sich aufdringlich anfühlen.

„Es ist absolut in Ordnung, wenn der eine oder andere seine Kamera nicht einschalten will“, sagt Meehan. „Idealerweise sind alle Teilnehmer auf dem Bildschirm zu sehen, aber wenn nicht, stellen Sie sicher, dass etwas anderes in Echtzeit auf dem Bildschirm angezeigt wird, wie beispielsweise Ihre aktuellen Notizen.“ Damit bieten Sie den Teilnehmern einen Grund, sich auf das Gesagte zu konzentrieren, anstatt kurz zwischendurch ihre E-Mails zu checken.

Haben Sie noch Tipps haben für die Durchführung effektiver virtueller Meetings?