In MS Office konvertieren
Gehören Sie zu den vielen Unternehmen, die überwiegend mit gedruckten Dokumenten arbeiten? Vielleicht haben Sie ein ganzes Archiv voller statischer digitaler Dateien, z. B. Nur-Bild-PDF-Dateien. Sie erfüllen zwar ihren Zweck, doch es kommt der Zeitpunkt, an dem Sie sie nach und nach aktualisieren müssen. In der Regel finden Sie die digitale Quelldatei, nehmen die erforderlichen Änderungen vor und drucken oder formatieren das Dokument neu.
Was aber passiert, wenn Sie diese Quelldatei nicht haben? Wer muss dann das Dokument von Grund auf neu erstellen, und zu welchen Kosten? Sie können diese Aufgabe internen Mitarbeitenden übertragen, wobei nur interne Kosten entstehen, oder Sie könnten eine externe Agentur damit beauftragen. In jedem Fall ist es ein zeitaufwändiger und teurer Weg, um diese minimalen Änderungen vorzunehmen, die sich während des Lebenszyklus eines Dokuments häufig ergeben.
Welche Möglichkeiten haben Sie also, um die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen in Bezug auf Kosten und Produktivität zu minimieren?
Es gibt zwar zahlreiche Lösungen, aber das Management zusätzlicher Desktop-Softwarepakete oder das Abonnieren von Cloud-Diensten für eine gelegentliche Nutzung kann ein wenig übertrieben sein, vor allem dann, wenn sie nur sporadisch benötigt werden.
Genau hier kommt die Xerox® Workflow Central-Plattform ins Spiel. Sie wurde entwickelt, um Ad-hoc-Geschäftsanforderungen wie die Konvertierung von gedruckten oder reinen Bilddokumenten in bearbeitbare Microsoft-Dateien (Word, Excel oder PowerPoint) zu unterstützen, wobei das Originalformat des Dokuments erhalten bleibt.
Über die Konvertierung in MS Office hinaus bietet Workflow Central so viel mehr, dass es eine überzeugende Alternative für Unternehmen und Einzelpersonen mit gelegentlichem Bedarf darstellt. Workflow Central macht mehrere Einzeltools überflüssig, die proaktiv überwacht und gewartet werden müssen.
Wie also kann der Workflow Central-Workflow „In MS Office konvertieren“ dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen produktiv bleibt und gleichzeitig die Kosten niedrig hält? Hier einige Beispiele:
Mitarbeitende im Homeoffice haben direkten und sicheren Zugriff auf ein On-Demand-Konvertierungswerkzeug, das bearbeitbare Dateien erstellt, ohne dass die ursprüngliche Formatierung des Dokuments verloren geht. Verabschieden Sie sich vom Kopieren und Einfügen in kostenlose Online-Tools, nur um Zeit mit erneutem Kopieren, Einfügen und Neuformatieren zu verschwenden.
Mitarbeitende, die unterwegs sind, müssen nicht mehr im Backoffice anrufen, wenn sie in letzter Minute Änderungen vornehmen wollen. Durch den einfachen Zugriff von ihren Mobilgeräten aus können sie Dokumente oder Bildschirmaufnahmen sofort bearbeiten, ohne zeitaufwändige Anrufe zu tätigen oder sogar zurück ins Büro zu fahren.
Alle Mitarbeitenden in Bürobereichen haben Zugang zu einer leistungsstarken, konsistenten und sofort nutzbaren Plattform für die Ad-hoc-Konvertierung von Dokumenten. Dieser Service ist nicht nur über den PC, sondern auch über die intuitive MFD-App nutzbar, sodass sich die Konvertierung von gedruckten Dokumenten und digitalen Vorlagen schnell und einfach erledigen lässt.
Workflow Central bietet folgende Vorteile:
Die Daten bleiben vertraulich und alle verarbeiteten Daten werden sofort nach der Umwandlung gelöscht1.
Die durchgehende Verschlüsselung sorgt dafür, dass Ihre Daten sowohl im Ruhezustand als auch während der Übertragung in sicheren Kanälen bleiben2.
Serverseitiger Schutz mit sicheren Rechenzentren, die ständig gewartet und vor aktuellen Bedrohungen geschützt werden.
Wie hilft mir das an meinem Arbeitsplatz?
Tabellenkalkulationen in Papierform, die aktualisiert werden müssen. Vermeiden Sie diese schwer lesbaren, handschriftlichen Notizen und Kommentare.
Vertragsänderungen in letzter Minute – besonders nützlich, wenn man zu Kundenbesuchen unterwegs ist.
Büroangestellte können gemeinsam an editierbaren Dateien arbeiten, statt jeder für sich Anmerkungen in statischen Versionen zu machen.
Weitere produktivitätssteigernde Faktoren sind etwa der häufige Empfang reiner Bilddokumente oder die Möglichkeit, auch auf einer Geschäftsreise oder im Urlaub produktiv zu arbeiten. Warum den Konvertierungsprozess nicht vollständig automatisieren3? Überwachen Sie eingehende Dateien über Ihren E-Mail- oder Cloud-Dienst4 und lassen Sie Workflow Central nahtlos im Hintergrund arbeiten und die konvertieren Dokumente für Sie abrufbereit zur Verfügung zu stellen.
1Bearbeitete Dateien können bis zu sieben Tage lang aufbewahrt werden, wenn sie zum Drucken oder Herunterladen zurückgestellt werden.
2E-Mail-Verschlüsselung und -Tracking gegen zusätzliches Guthaben verfügbar.
3Erfordert ein erweitertes Abonnement
4Zu den unterstützten Eingabe- und Ausgabezielen gehören E-Mail (MS Exchange Online) und Cloud-Ablagebereiche (MS 365 SharePoint, MS OneDrive).
Unaufhaltbare Produktivität überall dort, wo gearbeitet wird
Sind Sie bereit, sich von der Schwierigkeiten des Arbeitsalltags zu verabschieden? Die Xerox® Workflow Central-Plattform kann helfen. Dann los.