Drucker setzen neue Maßstäbe für das Nutzererlebnis

Wie ein besseres Nutzererlebnis an Druckgeräten den digitalen Wandel vorantreibt

Können Sie sich noch daran erinnern, als Drucker noch Drucker waren und nichts anderes taten als drucken?

Diese Zeiten sind lange vorbei. Die Multifunktionsdrucker (MFD) von heute sind intelligent und vielseitig. Sie können nicht nur drucken, scannen und faxen, sie leiten Dokumente auf intelligente Art weiter, übersetzen sie sogar und machen noch viel mehr.

Durch die Transformation von Papier-, Digital- und Mobile-Workflows unterstützen MFD Mitarbeiter, Aufgaben schneller und produktiver zu erledigen. Dadurch arbeiten Unternehmen entsprechend effizienter und optimieren ihre Kosten.

Tatsächlich beschleunigen MFD den digitalen Wandel in Unternehmen, indem sie insbesondere das Nutzererlebnis transformieren.

Rücken Sie das Nutzererlebnis ins Zentrum

Das Nutzererlebnis lässt sich nicht an einer einzigen Sache festmachen. Es setzt sich aus einer Vielzahl an Interaktionen zusammen, die ein Nutzer mit einem Gerät und der entsprechenden Technologie eingeht.

In Bezug auf Ihre Drucker ist es unerlässlich, dass das Gesamterlebnis den Nutzern die Zusammenarbeit, den Informationsaustausch und die Produktivität erleichtert. Aus diesem Grund liegt bei den fortschrittlichsten Druckern auf dem Markt der Fokus auf folgenden Dingen:

• Benutzerfreundlichkeit und Vertrautheit. Die neueste Generation von MFD besitzt eine Touchscreen-Oberfläche, die an ein Tablet oder Smartphone erinnert, und sich genauso leicht konfigurieren lässt. Nutzer wählen aus einer ständig wachsenden App-Galerie die richtige App für den jeweiligen Auftrag aus.

• Sofortige Hilfe. In der Vergangenheit waren Drucker für einen Großteil der Helpdesk-Anrufe verantwortlich. Heute ist es nicht mehr nötig, die Hotline anzurufen oder ein Benutzerhandbuch auszugraben, um eine neue Funktion zu verstehen. Mitarbeiter können direkt über die Benutzeroberfläche des Geräts kurze Anleitungsvideos ansehen, um Ihre Unternehmens-MFD optimal einzusetzen, ohne dass die IT oder die Hotline um Hilfe gerufen werden müssen.

• Formatflexibilität. In einem digital versierten Unternehmen haben die Mitarbeiter oft mit „hybriden“ Dokumenten zu tun. Beispielsweise wird ein Vertrag online erstellt, anschließend ausgedruckt und zur Unterschrift vorgelegt, um schließlich eingescannt und digital aufbewahrt zu werden. Unternehmen müssen auf einfache, verlässliche Art und Weise Papierdokumente in digitale Dateien konvertieren können und umgekehrt, damit diese „hybriden Dokumente“ verwaltet und genutzt werden können.

• Gründlicheres Scannen. Die Informationen Ihres Unternehmens fließen als Dokumente durch Ihre Multifunktionsdrucker. Dank Ihrer MFD haben Nutzer die Möglichkeit, leichter nach und in diesen Dokumenten zu suchen. Die heutigen MFD verfügen über eine integrierte Texterkennungsfunktion (OCR) und erzeugen beim Scannen PDFs mit durchsuchbaren Texten. Außerdem erkennen sie automatisch, ob ein Dokument in Schwarz-Weiß oder Farbe vorliegt und passen die Scaneinstellungen entsprechend an. Dank der Scan- und Faxvorschau können Nutzer sogar Änderungen vornehmen, bevor sie ein Dokument versenden oder einscannen. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, direkt zu Apps wie Dropbox, Google Drive oder Office 365 zu scannen.

• Workflows auf Knopfdruck. Der digitale Wandel zählt wenig, wenn er nicht dazu beiträgt, Ihre Workflows zu optimieren. Mit den MFD von heute lassen sich komplexe oder repetitive Abläufe einmalig einrichten und für die zukünftige Nutzung speichern. Ihre Mitarbeiter wollen eine Rechnung einscannen, dann an die Finanzabteilung weiterleiten und sicher in der Cloud speichern? Heute müssen sie diese Abläufe nicht jedes Mal aufs Neue ausführen, ein Knopfdruck auf die Touchscreen-Benutzeroberfläche eines aktuellen MFD genügt. Managed Print Services-Anbieter können Kunden dabei helfen, diese benutzerdefinierten Workflows und Apps zu entwickeln.

Das Nutzererlebnis hinter den Kulissen

Das Nutzererlebnis endet nicht an der Benutzeroberfläche des Druckers. Intelligente Drucker und MFD zeichnen sich durch ein verbessertes Nutzererlebnis aus, das sich auch auf die Verwaltung der Druckerflotte erstreckt, um den Prozess zu vereinfachen und zu optimieren.

Vorausschauende Bestellung von Zubehör

Einer der häufigsten Gründe dafür, das nicht gedruckt werden kann, sind leere Tonerpatronen in Druckern. Das ist frustrierend für Nutzer und kommt oft überraschend für Büromanager und die IT, die dann schnell das nötige Zubehör beschaffen müssen - eines der lästigen Dinge, für die niemand verantwortlich sein will

Durch automatische Zubehörbestellungen vermeiden Sie dieses Szenario und halten Ihre Geräte betriebsfähig.

Die intelligenten Drucker von heute überwachen Toner- und Tintenstände automatisch und kommunizieren mit den Bestellsystemen. Der ganze Prozess läuft vollkommen automatisch und ohne menschliches Eingreifen ab - abgesehen vom Lesen der E-Mail mit der Bestellbestätigung, die an den entsprechenden Ansprechpartner gesendet wird.

TAuf Basis der bisherigen Nutzung platziert das System die Bestellung rechtzeitig, damit der Toner immer gefüllt ist. Das bedeutet auch, dass Sie nicht zu viel bestellen - ein allseits bekanntes Szenario - und Platzprobleme durch Überbestände vermeiden. Durch die Optimierung von Bestellungen und Lieferungen senken Sie Ihren CO²-Fußabdruck und erreichen Ihre Nachhaltigkeitsziele.

Die Dinge am Laufen halten

Ein weiteres häufig auftretendes Problem sind ins Stocken geratene Druckaufträge, die Engpässe verursachen und nachgelagerte Aufträge ins Hintertreffen geraten lassen.

Moderne MFD verfügen über eine integrierte „Bypass“-Technologie. Sie sorgt dafür, dass problematische Druckaufträge zurückgehalten werden - bis für sie eine Lösung gefunden wird - und die Druckworkflows am Laufen gehalten und die Produktivität nicht beeinträchtigt werden.

Druckanalysen

MFD sind vollständig vernetzte und aktive Mitglieder des Internets der Dinge. Sie liefern ständig Daten, die Sie in wertvolle Business Intelligence umwandeln können.

Nutzeranalysen zeigen, wer was auf welchem Gerät druckt, ob in Schwarz-Weiß oder Farbe und auf welchem Papier. Diese Erkenntnisse helfen Ihrem Print Services-Partner, Ihre Druckumgebung zu optimieren. Und mit all diesen verfügbaren Daten lassen sich Abrechnung und Ausgleichsbuchung leichter denn je gestalten

Auf Mobile umsteigen

In Zeiten, in denen mobile Mitarbeiter und mobiles Drucken allgegenwärtig werden, bemühen sich Unternehmen verstärkt, ihre Druckumgebung für mobile Geräte zu optimieren. Sie wissen, dass eine gelungene Mobilstrategie das Tempo des digitalen Wandels stärker beschleunigt.

Und auch hier spielt das Nutzererlebnis eine große

Plattformübergreifende, nutzerfreundliche Mobile-Apps machen ortsungebundenen Mitarbeitern das Drucken so einfach wie das Versenden einer E-Mail. Man muss keine Drucktreiber installieren oder sich mit der Konfiguration herumschlagen. Mit einem Klick wird das Dokument schnell und sicher gedruckt - ganz gleich, ob der Mitarbeiter sich im Büro, zu Hause oder unterwegs befindet.

Nutzererfahrung und digitaler Wandel - die perfekte Kombination

Es ist naheliegend, beim Schlagwort digitaler Wandel in erster Linie an Tablets und Smartphones zu denken. Dabei spielen intelligente MFD der nächsten Generation eine nicht minder bedeutende Rolle.

Diese Geräte wurden vollständig überarbeitet und umgestaltet, um den digitalen Arbeitsplatz zu gestalten und den digitalen Wandel zu beschleunigen. Die MFD haben sich dabei an Smartphones und Tablets orientiert - jede Funktion lässt sich einfach per Knopfdruck bedienen. MFD steigern die Produktivität der Mitarbeiter und optimieren den Informationsfluss im gesamten Unternehmen.

Wenn Sie derzeit an Plänen für den digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen arbeiten, denken Sie an die wichtige Rolle, die Ihre Multifunktionsdrucker dabei spielen.