5 Workflow-Staus und wie man Sie vermeiden kann

Ein intelligenter, gut optimierter Workflow ist eine wunderschöne Sache. Er reduziert Ineffizienzen, erhöht Kapazitäten, senkt Kosten, ermöglicht neue Dienstleistungen und sorgt für bessere Kundenbeziehungen.

Da Druckereien immer mehr Aufträge in immer kürzerer Zeit abwickeln müssen, werden Workflows zu Hauptakteuren bei der Erzielung optimaler Leistungsfähigkeit. Wenn Sie Ihre Geschäftsabläufe auf profitablem Kurs halten wollen, lohnt es sich frühzeitig zu ermitteln, was Ihrem Workflow schaden könnte.

Hier sind fünf der schwerwiegendsten Workflow-Staus und Tipps, wie Sie diese umgehen können:

1. Vergeudetes Online-Potenzial

Web-Portale müssen mehr als nur hübsche Aushängeschilder für Web-to-Print-Dienstleistungen sein. Sie müssen es dem Kunden ermöglichen, seine Anforderungen in möglichst wenigen Schritten zu spezifizieren. Ohne diese Prozessstraffung vergeuden Sie Ressourcen durch die Bearbeitung unstrukturierter Kundenanfragen und das manuelle Erstellen von Kostenvoranschlägen.

Machen Sie Ihren Kunden und sich selbst das Leben leichter, indem Sie eine klar strukturierte Online-Auswahl an Produkt- und Preisoptionen anbieten. So können wiederkehrende Kunden auch ganz einfach Aufträge nachbestellen und dabei auf ihre bestehenden Angaben zurückgreifen - ein schnellerer Service und weniger Fehler sind garantiert.

2. Schleppende Prozesse in der Prepress

Einige der ressourcenintensivsten Aufgaben finden statt, bevor ein Auftrag überhaupt in den Druck geht. Je mehr Zeit in der Druckvorstufe vergeudet wird, umso weniger Zeit bleibt für die Umsatzgenerierung.

Ob es uns gefällt oder nicht: Entscheidungen, die man als Mensch während dieser Vorbereitungsphasen trifft, sind oft ineffizient und kostenintensiv. Wenn Sie Aufgaben wie die Überprüfung von Dateien, das Preflighting, die Fehlersuche, das Ausschießen und das Zuschneiden automatisieren, sparen Sie wertvolle Zeit. Darüber hinaus können Sie diese gewonnene Zeit in andere Geschäftsbereiche investieren. Konfigurieren Sie auch Druckausgabeordner, um die wichtigsten Auftragsarten zu optimieren und die Anzahl der notwendigen Handgriffe auf ein Minimum zu reduzieren. Je schneller ein Auftrag in den Druck geht, desto schneller haben Sie ihn vom Tisch und können sich auf den nächsten Auftrag konzentrieren.

3. Verstreute variable Daten

Personalisierung führt zu Ergebnissen. Daher integrieren Kunden immer mehr variable Daten in ihre Print- und Crossmedia-Kampagnen. Es ist eine großartige Chance, um Ihren Mehrwert als Druckerei mit den digitalen Fertigkeiten eines Marketingdienstleisters unter Beweis zu stellen. Gleichzeitig ist es aber auch eine Chance für Engpässe, die in Erscheinung treten, wenn Sie Ihre Datenverwaltung nicht unter Kontrolle haben.

Um Konflikte zu vermeiden, sollten Sie Ihren Druckprozess mit variablen Daten mithilfe einer einzigen Lösung erstellen, ausführen und überwachen. Mit dem richtigen Druckserver und den richtigen Werkzeugen lassen sich variable Aufträge innerhalb von Minuten statt Stunden oder Tagen erledigen. Um Transparenz zu gewährleisten, können Sie Web-to-Print außerdem in Ihr variables Datensystem integrieren, damit Sie Aufträge zentral protokollieren und verwalten können.

4. Schlechte Sicht

Nichts ist ein größerer Workflow-Killer als tote Winkel. Wenn Sie nicht wissen, wo sich Ihre Aufträge innerhalb des Druckprozesses gerade befinden, laufen Sie Gefahr, Problemstellen zu übersehen und Verbesserungschancen zu verpassen.

Das heißt, Sie müssen zentrale Dashboards haben, die Ihren Mitarbeitern alle relevanten Informationen zur Überwachung bieten und mit denen Sie die Kunden umfassend informieren.

Zwischen der Auftragserteilung und dem Erhalt der fertigen Produkte sollten Sie Ihre Kunden mit Mitteilungen zum Auftragsstatus versorgen - egal ob per E-Mail oder online. Nutzen Sie ebenfalls automatische Jobtickets und Fehlermeldungen, um Ihre Mitarbeiter in Echtzeit über sämtliche Workflow-Probleme auf dem Laufenden zu halten. Somit können sie Probleme lösen, bevor sie entstehen.

5. Workflow Silos

Wenn Sie für einzelne Prozesse hervorragende Workflows einrichten, sparen Sie in jeder Phase Zeit. Doch in dem Moment, in dem Sie die Puzzleteile zusammensetzen, können Sie mit ziemlicher Sicherheit Lücken an den Nahtstellen entdecken. Eine Kette ist nur so stark wie ihr schwächstes Glied, und ein automatisierter Workflow verliert an Stärke, wenn sein Zusammenhalt zu sehr von menschlichem Eingreifen abhängig ist.

Silos können tiefgreifende Ursachen haben. Bisher haben Sie vielleicht sämtliche Anforderungen durch unterschiedliche Workflows für den digitalen Schwarz-Weiß, Farb- und Offset-Druck abgedeckt. Aber erst wenn Sie einmal einen Schritt zurücktreten, werden die Redundanzen deutlich. Selbst der am besten automatisierte Druckauftrag kommt zum Erliegen, wenn die Automatisierung und Integration der Weiterverarbeitung fehlt.

Jeder einzelne Stau im Workflow kann Sie ins Stottern bringen und dazu führen, dass Ihnen Gewinne entgehen. Treten sie in Folge auf, kann dies für Ihr Unternehmen schwerwiegende Konsequenzen haben. Wenn Sie jedoch das Potenzial für solche Fehler aus dem Weg räumen, entdecken Sie sämtliche Vorteile, die straffere, automatische Workflows Ihnen bringen können.

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