Erwartungen an einen Managed Print Services-Anbieter

Ihre Drucker spielen eine wichtige Rolle beim digitalen Wandel Ihres Unternehmens. Es ist an der Zeit, die Verwaltung Ihrer Druckumgebung neu zu überdenken. Diese fünf Aspekte sollten Sie dabei berücksichtigen.

Die intelligenten Multifunktionsdrucker von heute sind von zentraler Bedeutung für den digitalen Wandel. Sie machen Ihre Mitarbeiter produktiver, Ihre Prozesse effizienter und Ihre Daten sicherer.

Deshalb müssen Unternehmen ihre Managed Print Services (MPS)-Anbieter in die Pflicht nehmen — damit diese den Support leisten, auf den die neuen digitalen Arbeitsplatz-Assistenten angewiesen sind. Um sicherzustellen, dass Ihr Anbieter den richtigen Support bietet, müssen Sie zunächst verstehen, was er leisten kann und wie die Leistungen erbracht werden.

Was also muss ein Managed Print Services-Anbieter leisten können? Diese fünf Dinge sind entscheidend.

1. Die richtigen Tools für den Auftrag

Ihr MPS-Anbieter muss eine umfassende Suite von Tools bieten, die Drucker, Zubehör und Servicemanagement umfasst. Ihr potenzieller MPS-Dienstleister sollte als Ausgangsbasis Folgendes bieten:

• Third-Party-Management und Integration von Drittanbieter-Lösungen

• Helpdesk-Management

• Optionen für die Integration von Ticketing-Systemen

• Überwachung und Verwaltung von Zubehör

• Protokollierung und Prüfung von Transaktionen

• Protokollierung und Lösung von Eskalationen

Aber das ist nicht alles. Der richtige Dienstleister bietet außerdem Zusatzleistungen, die den Funktionsumfang Ihrer Multifunktionsdrucker erweitern und Prozessautomatisierung, Content-Management, Mobile- und Cloud-Konnektivität und vieles mehr unterstützen.

2. Hohe Standards, hohe Sicherheit

Nicht immer sind Hacker oder Cyberangriffe der Grund für Sicherheitslücken und Datenverluste. Es kann sich um eine so banale Ursache wie eine vergessene Seite im Ausgabefach des Druckers handeln. Und je intelligenter und komplexer Multifunktionsdrucker werden, desto anfälliger werden sie für Sicherheitslücken - verursacht von externen und internen Gefahrenquellen.

Aufgrund dieser neuen Risiken ist es umso wichtiger, sich für einen MPS-Anbieter zu entscheiden, der hohe Sicherheitsstandards erfüllt.

Die Grundlage für eine sichere MPS-Infrastruktur umfasst Abwehr von Angriffen, Geräteerkennung sowie Dokumenten- und Datenschutz. Aber die besten Dienstleister bieten darüber hinaus mit Technologien für Nutzeranalysen und Betrugsvermeidung zusätzliche Schutzmechanismen.

3. Bei Bedarf jederzeit im Bilde

Auch wenn Ihr MPS-Anbieter einen Großteil Ihres Druckinfrastruktur-Managements übernimmt, wird Ihr Team gelegentlich selbst Hand anlegen. Dazu ist eine MPS-Lösung erforderlich, die Ihnen eine operative Sicht auf die Performance Ihrer Druckumgebung ermöglicht — und Ihnen Optimierungspotenziale aufzeigt.

Einige MPS-Anbieter verfügen über ein Portal, auf dem Informationen aus Ihrer Umgebung in einem intuitiv bedienbaren Dashboard zusammengefasst sind. So haben Sie alle angeschlossenen Drucker im Blick.

Darauf sollten Sie achten:

• Grafiken, die Standort und Status von Druckern auf einen Blick anzeigen

• Links zu Berichtssystemen

• Zugriff auf Vorfallsmeldungen, Zubehörbestellungen, Treiberinstallationen und andere Dienste

• Einfacher Zugang zu Handbüchern und anderen Informationen für Ihre Drucker. Denken Sie daran: Ein MPS-Portal sollte Ihnen die Überwachung von Zubehör, das Vorfallsmanagement und die Datennutzung erleichtern - und damit die Optimierung Ihrer Druckumgebung unterstützen.

4. Erkenntnisse, die zu einer kontinuierlichen Optimierung führen

Bei einer Managed Print Services-Lösung geht es vor allem darum, mit Ihrer Druckumgebung den größtmöglichen Gewinn zu erzielen. Ihr MPS-Anbieter wird aus Ihren vernetzten Druckern riesige Mengen an operativen Daten generieren — die Erkenntnisse aus diesen Daten bieten eine einmalige Gelegenheit, Ihre Infrastruktur und Workflows zu optimieren.

Ihr MPS-Anbieter kann Berichte zu verschiedenen Kennzahlen generieren:

• Welche Drucker werden am häufigsten genutzt und wann?

• Wie schnell werden Papier, Tinte und Toner verbraucht?

• Welche Prozesse sind die papierintensivsten?

• Wie effektiv ist die Lieferkette für Papier, Tinte und Toner?

Je mehr Sie über Ihre Drucker und deren Nutzung wissen, desto größer ist das Optimierungspotenzial. Wenn Sie wissen, bei welchen Druckprozessen beispielsweise das meiste Papier verbraucht wird, können Sie diese digitalisieren, um sie effizienter zu gestalten und die Kosten zu senken.

Entscheiden Sie sich für einen MPS-Anbieter, der standardisierte und individuelle Berichte bietet (damit Ihr Team sich auf die relevanten Kennzahlen konzentrieren kann) und der die Möglichkeit bietet, die Berichte in unterschiedlichen Formaten zu exportieren, um sie mit den entsprechenden Projektbeteiligten zu teilen.

5. Service auf globaler Ebene

Bei vielen Unternehmen kann die Druckumgebung sich auf Städte, Bundesländer oder sogar Länder erstrecken. Das bedeutet, dass ein MPS-Anbieter auf regionaler, nationaler und globaler Ebene einen gleichbleibenden Service erbringen muss.

Oftmals eignet sich eine Standardlösung nicht für einen globalen Rollout. Ihr MPS-Anbieter sollte in der Lage sein, das Angebot auf Ihre unterschiedlichen Standorte zuzuschneiden, um Ihnen einen gleichbleibend guten Service zu bieten — an allen Ihren Standorten.

Ihre nächsten Schritte

Anhand dieser fünf Kriterien können Sie potenzielle Managed Print Services-Anbieter bewerten. Diese Entscheidung ist sehr wichtig, deshalb sollten Sie sich bestmöglich absichern.

Mit dem richtigen MPS-Partner können Sie sich darauf verlassen, dass Sie Ihre Druckinfrastruktur optimal nutzen und sich auf die wirklich wichtigen Aspekte Ihres Geschäfts konzentrieren.