Ihr Drucker hat Ihnen etwas zu sagen

Ihre Multifunktionsdrucker können einen großen Beitrag zum digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen leisten - wenn Sie die richtigen Erkenntnisse aus den Gerätedaten gewinnen. Diese fünf Schritte helfen Ihnen dabei.

Die meisten von uns verwenden nicht besonders viele Gedanken auf die Drucker im Büro. Und warum auch? Sie sind Teil der alltäglichen Büroroutine. 

Aber unterschätzen Sie das Potenzial Ihrer Druckumgebung nicht, wenn es um den digitalen Wandel geht. Ihre Drucker haben sich in den letzten Jahren rasant weiterentwickelt und tragen mittlerweile zum Unternehmenserfolg in Bereichen wie diesen bei:

• Unternehmenssicherheit

• Kundenerfahrung

• Digitaler Arbeitsplatz

• Innovation

• Produktivität

• Nachhaltigkeit

• Compliance

Wie können Sie Ihre Drucker für den digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen einsetzen? Ganz einfach: indem Sie Daten über die Gerätenutzung erfassen und aus diesen Daten Erkenntnisse darüber gewinnen, wie Sie Kosten reduzieren, Produktivität verbessern und ein nachhaltigeres Unternehmen führen.

Mit diesen fünf Schritten gewinnen Sie die richtigen Erkenntnisse aus Ihrer Druckumgebung und treiben die Transformation Ihres Unternehmens sinnvoll voran:

Schritt 1: Sehen Sie sich an, wie Sie Ihre Geräte heute einsetzen

Jeder gute Change Management-Berater wird Ihnen sagen, dass der Wandel im Unternehmen mit dem Verstehen der aktuellen Situation beginnt. Durch die Analyse Ihrer derzeitigen Druckumgebung schaffen Sie eine Grundlage, auf der Sie Kosteneinsparungsinitiativen planen und realisieren können, und erleichtern Ihren Mitarbeitern darüber hinaus die Arbeit. 

Sie sind sich nicht sicher, wo Sie anfangen sollen? Xerox Xerox^® Managed Print Services (MPS) bietet eine detaillierte Beurteilung und hilft Ihnen, das Potenzial für den digitalen Wandel in Ihren Dokumenten-Workflows zu erkennen. Sehen Sie sich an, wie diese Beurteilung zustande kommt.

Schritt 2: Verwandeln Sie Daten mithilfe von Dashboards und Visualisierungstools in Erkenntnisse 

Das Erfassen der Daten Ihrer Druckumgebung ist nur dann sinnvoll, wenn Ihre Mitarbeiter diese Informationen strukturieren und im Zusammenhang betrachten können. Eine manuelle Bearbeitung dieser Daten könnte sich zu einem Alptraum ausweiten. Deshalb sollten Sie sich informieren, ob Ihr MPS-Anbieter Dashboards und automatisierte Visualisierungstools im Programm hat.  

Diese Tools helfen Ihren Mitarbeitern nicht nur, die Daten zu verstehen, sondern die Informationen auch schneller zu erfassen und sie am Arbeitsplatz flexibler umzusetzen. Es ist sehr wertvoll, zu wissen, wenn ein überbeanspruchter Drucker Ihren Mitarbeitern die Zeit stiehlt. Doch es sollte nicht eine Woche dauern, um mithilfe der errechneten Daten zu diesem Schluss zu kommen.    

Schritt 3: Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche 

Jedes vernetzte Gerät hat sehr viel zu berichten. Ihre Drucker sind da keine Ausnahme. Die Frage ist, ob Sie diese Informationen wirklich brauchen und sie gegebenenfalls umsetzen können.

Ihre Druckumgebung kann Ihnen jede Menge darüber verraten, wie Dokumente in Ihrem Unternehmen gehandhabt werden. Entscheidend ist jedoch, dass Sie sich auf die Bereiche mit dem größten Potenzial konzentrieren. Müssen alle Mitarbeiter in Farbe drucken können oder gibt es hier Einsparungspotenzial? Und muss wirklich jedes Dokument gedruckt werden oder stehen bessere Möglichkeiten zur Verfügung, um Informationen zu nutzen, zu teilen und zu speichern?

Konzentrieren Sie sich auf die Bereiche, die Sie verbessern können - und in denen Sie diese Verbesserungen messen können. Nehmen Sie dann gezielt zuerst diese Bereiche ins Visier. 

Schritt 4: Nutzen Sie Daten, um Verbesserungen kontinuierlich, stufenweise herbeizuführen

Die Analyse Ihrer Druckumgebung hat nicht nur zum Ziel, einen einmaligen Transformationsprozess in die Wege zu leiten (wie die Fortschritte, die diese Unternehmen gemacht haben).

Vielmehr bietet sie dauerhaft wertvolle Einblicke in den Dokumenten-Workflow, das Nutzerverhalten und das Informationsrisiko in Ihrem Unternehmen. Wenn man diese Erkenntnisse nutzt, um fortlaufend kleine Verbesserungen zu erzielen, bringt man einen unaufhaltsamen Prozess kontinuierlicher Optimierungen in Gang.

Mit fortschreitender Zeit stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentenprozesse schlank und kosteneffizient bleiben und der digitale Wandel sich dauerhaft auszahlt.  

Schritt 5: Arbeiten Sie mit einem erfahrenen Partner zusammen

Es ist ratsam, Ihren MPS-Partner mit der Bewältigung der Datenflut Ihrer vernetzten Ausgabegeräte zu betreuen. Der stellt sicher, dass die richtigen Daten erfasst, gemessen, überwacht und aufbereitet werden. MPS-Experten haben anspruchsvolle Automatisierungs-Lösungen entwickelt, um ein breites Spektrum an Daten zu erfassen - von Informationen über Nutzer und Dokumente bis hin zu Sicherheit und Effizienz und noch viel mehr.

Und selbst wenn sie diesen Bereich in Ihrem Unternehmen selbst abdecken, gibt es noch weitere Dinge zu bedenken wie die Konfiguration, die Integration, den Support, Sicherheit und Backups. Wäre es hier nicht angebrachter, Ihren MPS-Anbieter um Hilfe zu bitten, anstatt Ihre gesamte Infrastruktur auf diese Aufgaben neu auszurichten?

(Und wenn das Internet der Dinge zwangsläufig die Kontrolle über Ihr Leben übernimmt, wissen Sie bereits, wie man ein vielseitiges Netzwerk aus intelligenten vernetzten Geräten handhabt.)

Sie wollen weitere Informationen zum Thema Daten? Lesen Sie diesen Artikel und erfahren Sie, wie Sie mithilfe von Analysen Ihre Geschäftsziele erreichen.