8 entscheidende Fragen an potenzielle Print-Management-Anbieter

Druckverwaltung umfasst heute weit mehr als Druckerreparaturen und Zubehör-Bestellungen. Es geht mittlerweile um wichtige strategische Überlegungen für Ihr Unternehmen, damit die Arbeit effektiver gestaltet, Kosten gesenkt, Prozesse optimiert und Mitarbeitern und Kunden bessere Dienstleistungen angeboten werden können.

Anbieter von Druckdienstleistungen setzen höhere Maßstäbe an und weiten ihr Angebot aus, um den Anforderungen eines sich ständig verändernden Marktes gerecht zu werden.

Aber bei den Anbietern von MPS-Lösungen gibt es gravierende Unterschiede. Deshalb sollten Sie sich die Zeit nehmen, die Druckverwaltungsangebote detailliert zu evaluieren und herausfinden, ob sie die Anforderungen Ihrer Organisation erfüllen.

Stellen Sie diese acht entscheidenden Fragen:

1.    Wie sicher ist die Lösung?

63 % der Organisationen geben an, dass es bei ihnen bereits zu einer druck-bezogenen Sicherheitslücke gekommen ist. Das ist eine ziemlich ernüchternde Statistik, die uns alle angeht.

Sicherheitsverstöße beim Drucken können durch alles Mögliche entstehen: vertrauliche Informationen, die in Druckausgabefächern darauf warten, eingesammelt zu werden, oder ein unautorisierter Zugriff auf Dokumente, die in Ihrem Netzwerk oder in der Cloud gespeichert sind. Ganz zu schweigen von Sicherheitsherausforderungen durch den unaufhaltsamen Aufstieg von „Bring your own device (BYOD)“.

Robuste Sicherheitsmaßnahmen sind bei Druckmanagement-Lösungen unverzichtbar. Richten Sie folgende Fragen an Ihren möglichen Anbieter:

• Wie werden die Daten bei der Übertragung vom Computer auf den Drucker gesichert?

• Wie werden diese Informationen sicher ausgegeben?

• Ist es möglich, für unterschiedliche Nutzer verschiedene Zugriffskontrollen einzurichten?

Genauso wichtig ist es, sicherzustellen, dass die Druckverwaltungssicherheit nahtlos auf die bestehenden Sicherheitsmaßnahmen in Ihrem Unternehmen zugeschnitten ist.

2.    Bietet sie die Flexibilität und Integration, die Sie brauchen?

Bei Druckverwaltungslösungen gibt es keinen Universalansatz. Jede Organisation verlangt nach einem anderen Ansatz, deshalb sollten Sie in Erfahrung bringen, ob Ihr MPS-Anbieter flexibel genug ist, sich an Ihre Umgebung anzupassen.

Angefangen bei einem Server an einem Standort bis hin zu komplexen Infrastrukturen mit mehreren Servern an unterschiedlichen Standorten – möglicherweise sogar auf internationaler Ebene – Ihre Lösung sollte sich einfach skalieren lassen und Komplexität richtig handhaben.

Sie sollte Druckserver, direktes IP-Drucken oder eine Kombination aus beidem unterstützen und Ihnen dabei helfen, Ihre Infrastruktur auf Kosteneffizienz, einfache Verwaltung und Nutzererfahrung hin zu optimieren.

Die Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft ist entscheidend, damit es während des Rollouts und danach zu möglichst wenig Störungen kommt. Da die meisten Organisationen komplexe IT-Ökosysteme haben, muss eine MPS-Lösung sich reibungslos mit bestehenden Anbietern, Technologien und Prozessen kombinieren lassen.

3.    Wie nützlich ist die Berichtsfunktion?

Druckverwaltungslösungen sollten einen variablen Ansatz verfolgen. Ihre Druckumgebung entwickelt sich ständig weiter. Entsprechend müssen Sie Erkenntnisse aus Ihren Daten gewinnen können, um sich kontinuierlich zu verbessern.

Sie sollten auf dynamische Berichtsfunktionen achten: Durch die Analyse und Überwachung der Nutzung in Echtzeit können Sie Sicherheit, Selbstverantwortung und Effizienz verbessern. Idealerweise sollten Sie die Möglichkeit haben, bei den Analysen ins Detail zu gehen und Ihre Berichte so anzupassen, dass sie für Ihre Ziele und Leistungskennzahlen relevant sind.

Sehen Sie sich an, wie und wann Berichte generiert werden, und wie die Bereitstellung funktioniert (beispielsweise per E-Mail oder über ein Dashboard). Finden Sie außerdem heraus, ob das Druckverwaltungsunternehmen intern über die nötigen Fachkenntnisse verfügt, um Rohdaten in Business Intelligence zu verwandeln. Nur so sind wertvolle Informationen über den Gewinn möglich. 

4.    Handelt es sich um eine Standardlösung oder um ein maßgeschneidertes Angebot?

Es ist wichtig, bei der Evaluierung einer MPS-Lösung den tatsächlichen ROI zu berücksichtigen – schließlich möchten Sie nur für das bezahlen, was Sie auch nutzen.

Ein modularer, flexibler Ansatz ist ein Muss, wenn Sie das Kosteneinsparungspotenzial der Lösung nutzen wollen. Wenn Ihre Organisation wächst und Ihre Anforderungen sich verändern, können Sie später weitere Module hinzufügen. Genauso wichtig ist, dass Sie auch Module herausnehmen können, wenn Sie zurückskalieren wollen.

Durch diesen flexiblen Ansatz, bei dem Sie nur für tatsächlich genutzte Leistungen zahlen, optimieren Sie Ihren ROI und sorgen für planbare, budgetierbare Kosten.

Achten Sie darauf, dass Sie keinen Knebelvertrag unterzeichnen.

5.    Wie einfach ist die Handhabung für Endnutzer und die IT-Abteilung? 

Ihre Druckverwaltungslösung muss einen guten Kompromiss zwischen den oft gegensätzlichen Anforderungen der Nutzer und der IT-Abteilung darstellen.

Nutzer wollen unkompliziert und reibungslos drucken – jederzeit, von überall aus und mit jedem Gerät. Sie sollten problemlos und effizient auf Dokumente zugreifen und diese weiterleiten, scannen und freigeben können – im Büro ebenso wie von zu Hause und unterwegs aus.

Doch diese Freiheit und Flexibilität sollte keine zusätzliche Belastung für Ihre IT-Abteilung darstellen. Die nämlich wünscht sich eine Lösung, die leicht zu konfigurieren und zu verwalten ist, wenn neue Drucker und Nutzer dazukommen. Außerdem muss sie sich an die veränderlichen Anforderungen einer geschäftigen Druckumgebung anpassen lassen.

6.    Lässt die Lösung sich skalieren, wenn Ihre Organisation wächst?

Dies ist eine der wichtigsten Fragen, die Sie einem MPS-Anbieter stellen sollten. Druckumgebungen wachsen mit dem Unternehmen. Neue Nutzer, Abteilungen und Niederlassungen – in der Zentrale und im Ausland – sorgen für komplexe Infrastrukturen.

Berücksichtigt man dann noch neue Technologien und Arbeitsverfahren (beispielsweise mobiles Arbeiten, das bis 2020 für beinahe drei Viertel der Arbeitskräfte in den USA gelten wird) wird klar, dass ein flexibler, skalierbarer Ansatz unausweichlich ist.

Deshalb ist es entscheidend, die Grenzen der Lösung zu hinterfragen. Gibt es eine maximale Anzahl von Multifunktiosdruckern? Wie werden Infrastrukturen mit mehreren Standorten oder mehreren Ländern verwaltet?

7.     Wird die Lösung Kosteneinsparungspotenziale aufdecken? 

Denken Sie daran, Ihren MPS-Anbieter zu fragen, ob er detaillierte Informationen über die Druckernutzung und die Druckkosten bereitstellt, damit Sie Bereiche mit Einsparungs- und Optimierungspotenzial identifizieren können. Sie sollten die Möglichkeit haben, eine detaillierte Aufsplittung der Nutzungsmuster zu bekommen, die Sie gemäß Ihren Anforderungen weiter aufschlüsseln können: im Hinblick auf Nutzer, Geräte, Abteilungen, Druckserver oder Niederlassungen.

Sie können erkennen, ob Sie die maximale Rendite für Ihre Infrastrukturinvestition bekommen (Analyse der nicht ausgelasteten und überlasteten Drucker), so effizient wie möglich operieren (mit optimierten Druckerstandorten für Arbeitsgruppen) und Skaleneffekte erzielen (zentrale und proaktive Bestellung von Zubehör). 

8.    Ist die Lösung führend und zukunftsfähig?

Viele Druckverwaltungslösungen werden intern entwickelt. Im Grunde genommen ist das gut. Der Nachteil ist jedoch, dass es sich dabei oft nicht um Full-Service-Angebote handelt. Deshalb sind sie nicht so stabil wie eine Partnerlösung, die auf Basis von Branchenkenntnissen und jahrelanger, praktischer Erfahrung mit Tausenden von Kunden entwickelt wurde.

Speziell entwickelte Lösungen können oft nicht mit der rasenden Entwicklung Schritt halten. Sie lassen sich vielfach nicht an neue Technologien anpassen oder können nicht leicht skaliert werden. Eine Partnerlösung basiert auf Best Practice-Ansätzen aus der Branche und entwickelt sich ständig weiter, um den neuesten technologischen Fortschritten und Arbeitsverfahren gerecht zu werden.

Bei einer so großen Auswahl an Managed-Print-Unternehmen ist es entscheidend, die richtigen Fragen zu stellen. Wenn Sie Antworten auf diese acht wichtigen Fragen bekommen, wird Ihnen das helfen, die beste Entscheidung zu treffen – für Ihre Nutzer, die IT-Abteilung, Ihre Kunden und das Unternehmen. 

Weitere Informationen finden Sie auf unserer Managed Print Services-Seite.