Xerox^® DocuShare^® Go 14

Xerox^® DocuShare^® Go 13

What’s New in This Release

White Labeling

DocuShare Go now enables White Label customers to select their UI colors. (For more information on the white labeling paid option, contact us.)

Content Assistant

Introducing Content Assistant, for Summarization and Advanced Extraction. This feature uses AI Integration, first introduced in the DocuShare Go 12 release.

NOTE: Quota Limits, Retry, and Key/Query Mapping are all included in the Content Assistant feature.

Content Assistant Quota Limits Include:

• Named User plans - come with 10,000 free pages per user per year by default.

• Concurrent User plans - come with 20,000 free pages per user per year.

Additional Features and Capabilities include:

• Additional Page Packs can be purchased in 250,000-page packs (validity of this item is for one year)

• When an existing organization renews, it receives a new default package.

• Note: Every use of the Content Assistant feature will consume a minimum of 1 page.

• Pack usage is shown on the Manage Subscription page and in the Admin Portal

• When a subscription reaches 20%, 10%, or 0% of the quota, an informational message will be displayed to the subscription owner and users with an Admin role to notify them that the quota limit is approaching.

• Key/Query Mapping: Advanced Extraction rules can be created by mapping a detailed description of the field to an easy-to-read field name. For instance, a field named "Gas Date" can be mapped to a description of that particular field.

Content Rules

• Easy Edit: It is now possible to edit a Content Rule directly from the rule list without having to view the rule first.

• Improved Classification:

• Improved labels have been added to the dialog for content rules that perform Document Classification.

• There are two options available now - you can either match all the terms or any of the terms.

Metadata Quick Edit

While viewing a document, you can now edit its metadata values in the detail panel.

ConnectKey: CA Hosting

When installing the ConnectKey app for DocuShare Go, you can now choose the CA region.

Additional Features:

• Footer Height: The footer height is reduced to make more room for the application

• Xerox DocuShare URL was updated to https://help.docushare.com

Introducing: Xerox^® DocuShare^® Go Digital Mail Solutions

All of the DocuShare Go components listed above are applicable to the Xerox^® DocuShare^® Go Digital Mail Solutions. This solution can be stand-alone or combined with capture services. Learn more

Extract Addressee & Route: (Xerox DocuShare Go Digital Mail)

Digital Mail will attempt to extract a known Department or User from the first page if it is not provided in the upload to the Processing Collection.

(NOTE: Prerequisite: Onboard users and their departments into DS Go DM)

Example:

1. A department is created in DS Go DM for “Claims”. The file is uploaded to Processing without an Email or Department. DS Go will see if the first page has a match for the Claims Department and put the document in the Claims Department Inbox.

• If there is one exact or close match (using Content Assistant), the document is routed.

• If there is more than one match, the document is routed to the Exceptions collection for manual intervention

Collection Hierarchy: (Xerox DocuShare Go Digital Mail)

Digital Mail Inboxes can be collapsed and grouped hierarchically by Digital Mail, Department, and Email nodes.

User Ingestion: (Xerox DocuShare Go Digital Mail)

Import Users allows the upload of a CSV file with users, their departments, and their roles.

Document Type: (Xerox DocuShare Go Digital Mail)

Digital Mail Document types are created by default and are editable.

• Contain fields: Email, Department, and ID

Collection Search: (Xerox DocuShare Go Digital Mail)

The search box in the left panel allows you to easily search through the custom collection names by typing at least two letters of the collection name.

Xerox^® DocuShare^® Go 12

Neu in dieser Version

Hosting in Kanada

DocuShare Go wird jetzt in Montreal (Kanada) in der AWS-Region ca-central-1 gehostet.

Auf der Startseite von DocuShare Go („Willkommen bei Xerox DocuShare Go“) wird in Kürze in der Dropdown-Liste für den Login-Abostandort Kanada aufgeführt. Über diesen Link gelangen Sie direkt zur Seite: go.docushare-ca.com.

Zusätzliche neue Content-Regeln

Zusammenfassung von Dokumenten

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, mithilfe von KI-Technologie eine Zusammenfassung langer Dokumente zu erhalten. Die Zusammenfassung enthält nur die wichtigsten Informationen aus dem Originaltext, und Sie können festlegen, wie viele Sätze (1–10) die Zusammenfassung lang sein und in welcher Sprache (EPFIGS) sie erstellt werden soll. Sobald die Zusammenfassung erstellt ist, wird sie dem Zusammenfassungsfeld der Datei hinzugefügt. Sie haben auch die Möglichkeit zu wählen, ob Sie die Zusammenfassung überprüfen lassen möchten.

Erweiterte Datenextraktion

Die erweiterte Datenextraktionsfunktion kann Daten auf intelligente Weise aus Ihren Dokumenten extrahieren. Dies wird auch als Indizierung bezeichnet. Diese Funktion kann Daten aus verschiedenen Quellen extrahieren, klassifizieren und umwandeln, z. B. aus gescannten, getippten und handschriftlichen Dokumenten, gescannten Bildern, E-Mails und anderen digitalisierten Quellen. Außerdem können Daten extrahiert werden, um korrekte und konsistente Dateinamenrichtlinien zu gewährleisten, die das Archivieren und Abrufen von Dateien erleichtern. Die Funktion unterstützt Fuzzy Matching und EPFIGS-Sprachen und ist einfach zu konfigurieren. Außerdem verfügt das Tool über eine Vorschau-Extraktionsfunktion zum Testen der Ergebnisse. Sobald die Regel ausgeführt wird, werden die Feldwerte extrahiert und die Metadaten des Dokuments zugeordnet.

ConnectKey App: Metadaten und mehrere Dateien

Wenn mehrere Dokumente gescannt werden müssen, kann das sehr zeitaufwendig sein. Glücklicherweise bietet die Web-Oberfläche von DocuShare Go eine Lösung, die es Ihnen ermöglicht, einen QR-Code zu scannen und die relevanten Informationen auf Ihrem Telefon, Tablet oder PC einzugeben. Außerdem können Sie mit der ConnectKey App Trennblätter ausdrucken, mit denen Sie mehrere Dateien in einem Durchgang in DocuShare GO scannen können. Das spart nicht nur Zeit, sondern rationalisiert auch den Scanvorgang.

White Labeling

DocuShare Go bietet jetzt gegen einen Aufpreis eine White-Label-Option.

(Kontaktieren Sie uns, um mehr darüber zu erfahren.)

Bestandteile der White-Label-Funktion von DocuShare Go:

• Hilfe-Link – Ein Hyperlink wird in das Fragezeichen-Symbol in der oberen rechten Ecke der DocuShare Go-Webseite eingebettet.

• Farbschema – Die Primär- und Sekundärfarben der Benutzeroberfläche können angepasst oder als Standard beibehalten werden.

• Neuer Subdomain-Name – Es wird eine eindeutige URL erstellt, die den spezifischen Produktnamen enthält (z. B. <Produktname>.docushare.com).

• Login-Seite – Die Domain-URL enthält regionale Informationen, die für jeden Kunden spezifisch sind. (z. B. <Produktname>.docushare.com oder Produktname.docushare-eu.com.)

• E-Mail-Branding – Die E-Mails werden mit dem Branding und Logo des Unternehmens versehen.

Virenscans

Als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme werden alle hochgeladenen Dateien auf bekannte Virensignaturen geprüft, um jedes Unternehmen vor potenziellen Bedrohungen zu schützen.

Verlaufsprotokolle

Wenn ein Benutzer eine oder mehrere Dateien auswählt und ausdruckt, wird dieser Vorgang im Verlauf der Datei protokolliert.

Xerox^® DocuShare^® Go 11

Neu in dieser Version

Wiederherstellung gelöschter Organisationen

Es werden nun regelmäßig Backups erstellt, um eine nahtlose Wiederherstellung des Abos im Falle eines etwaigen Supportbedarfs zu ermöglichen. Bisher wurden die Abos sechs Monate nach dem Ablaufdatum endgültig gelöscht.

• Wiederherstellung von Organisationen im Organisationspool

• Wiederherstellung von Organisationen im Ressourcenpool

• Wiederherstellung von Benutzerkonten

• Wiederherstellung von s3-Dateien

• Wiederherstellung des Suchindex

Genehmigungen wurden erweitert und lassen nun auch bedingte sequenzielle Genehmiger zu.

Geben Sie das Feld (z. B. Kaufpreis) an und legen Sie mehrere Genehmiger mit bestimmten Bedingungen (z. B. < oder >=) fest, um den Artikel zur Genehmigung weiterzuleiten.

Diskussion (Chat)

Während Sie eine Datei ansehen oder bearbeiten, können Sie eine Diskussion mit anderen Mitgliedern beginnen. Diese Funktion ist besonders nützlich, um mit anderen zusammenzuarbeiten und Feedback oder Anregungen zu erhalten.

Um eine Diskussion zu starten, markieren Sie einfach Mitglieder, die dann eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten. Die E-Mail-Benachrichtigung enthält einen Link zur Diskussion. Diese Funktion sorgt dafür, dass alle Beteiligten informiert und eingebunden bleiben.

Xerox^® DocuShare^® Go 10

Neu in dieser Version

Unterstützung von OAuth 2.0 Identity Provider für die Authentifizierung in der DS Go Connect Key Applikation

Wenn ein Go Unternehmen einen OAuth 2.0 Provider für die Authentifizierung bestimmt, kann der Hauptbenutzer nun von uns dazu befähigt werden, sich mit dem Gerätecode seines Mobilgeräts einzuloggen.

1. Öffnen Sie die auf Ihrem Xerox ConnectKey Gerät installierte DS Go ConnectKey Applikation

2. Der Benutzer scannt den QR-Code seines Mobilgeräts.

3. Loggen Sie sich anschließend ein und autorisieren Sie das ConnectKey Gerät.

4. Fahren Sie fort, um Ihre DS Go ConnectKey Applikation auf dem ConnectKey Gerät zum Drucken oder Scannen zu verwenden.

Onboarding von Benutzern

Anstatt jeden Benutzer eines Docushare GO Unternehmens einzeln einladen zu müssen, kann ein DS Go Administrator jetzt auf Wunsch das Onboarding aktivieren. Wenn das Onboarding aktiviert wurde:

1. Wird ein aus 6 Buchstaben/Zahlen bestehender Code generiert, den Sie Ihrer Zielgruppe auf beliebige Weise zur Verfügung stellen können, zum Beispiel per unternehmensinterner E-Mail an ausgewählte Benutzer.

2. Benutzer können mit dem Code auf go.docushare.com gehen, ihre Region auswählen und den Registrierungslink dafür nutzen, Zugang zum Go Unternehmen zu erhalten.

Neue Inhaltsregeln

• Sequentielle Inhaltsregel ist verfügbar. Dadurch können Genehmigungsberechtigte einen Artikel in sequentieller Reihenfolge genehmigen. Wenn der erste Genehmigungsberechtigte seine Genehmigung erteilt, wird der nächste Genehmigungsberechtigte um seine Genehmigung gebeten. Falls ein Genehmigungsberechtigter seine Genehmigung nicht erteilt, wird der Artikel abgelehnt.

• Mehrere (alle) Regeln zur Genehmigung der Inhalte sind verfügbar. Wenn alle bestimmten Genehmigungsberechtigten ihre Genehmigung erteilen, wird der Artikel genehmigt. Wenn ein bestimmter Genehmigungsberechtigter seine Genehmigung nicht erteilt, wird der Artikel abgelehnt. Alle Benutzer erhalten eine Aufgabe

Xerox^® DocuShare^® Go 9

Neu in dieser Version

Unterstützung von OAuth 2.0 Identity Provider für die Authentifizierung

• In dieser Version gibt es eine wichtige Änderung bei der Authentifizierungsmethode. Die neue Option ermöglicht es bei Abos, OAuth 2.0 IdP für alle Benutzer zu verwenden.

• Das IT-Supportteam des Kunden müsste eine Anwendung im IdP erstellen und die Informationen an den Abo-Administrator weitergeben, damit dies funktioniert.

• Der Benutzer gibt seine IdP-E-Mail-Adresse an, woraufhin Go zur Anmeldung an den IdP weiterleitet und der Benutzer bei Erfolg auf Go zugreifen kann.

Verbesserungen der Inhaltsregeln

• Neue Regel für einfache Überprüfung mit elektronischer Signatur. Ein einzelner Benutzer kann zugewiesen werden, um Felder zu überprüfen und bei Bedarf eine Unterschrift zu leisten. Die Signatur kann in Form eines Bildes oder eines Textes vorliegen, die jeweils vom Benutzer eingegeben und über den Versionsverlauf angezeigt werden können.

• Neue Regel für Mehrfachgenehmigungen mit elektronischer Signatur. Mehrere Benutzer können zugewiesen werden, um Dokumente zu genehmigen oder abzulehnen und bei Bedarf zu unterzeichnen. Der erste zugewiesene Benutzer, der die Aufgabe genehmigt oder ablehnt, schließt die Genehmigung/Ablehnung des Dokuments ab. Die Signatur kann in Form eines Bildes oder eines Textes vorliegen, die jeweils vom Benutzer eingegeben und über den Versionsverlauf angezeigt werden können.

• Erweiterung der einfachen Genehmigung um elektronische Signatur. Die Signatur kann in Form eines Bildes oder eines Textes vorliegen, die jeweils vom Benutzer eingegeben und über den Versionsverlauf angezeigt werden können.

• Dokumentenklassifizierung + Datenextraktion, Verbesserungen:

  • Eingabe von extrahierten Werten in ein neues Feld für den Dokumenttyp.

  • Eingabe von extrahierten Werten in ein vorhandenes Dokumenttypfeld.

  • Angabe der Zeitzone beim Extrahieren von Datums-/Zeitwerten.

  • Detailliertere Ausführungsstatus im Ausführungsprotokoll.

Allgemeine Funktionserweiterung

• Die Seite mit den Aboplänen wurde mit einem Link zum Verkaufsanfrageformular aktualisiert.

• Verbesserte Fehlerbehandlung beim Hochladen von Dateien. Das System erkennt das Hochladen einer neuen Version eines Dokuments unter Verwendung einer Datei mit einem anderen Dateinamen oder das Hochladen einer neuen Datei in eine Sammlung mit einem doppelten Dateinamen. Benutzer werden aufgefordert, Maßnahmen zu ergreifen, um die Fehler zu beheben.

Xerox^® DocuShare^® Go 8

Neu in dieser Version

Neue Funktion zur Klassifizierung von Dokumenten und zur Extraktion von Metadaten

• Die Möglichkeit, Dokumente zu klassifizieren und Metadaten zu extrahieren, ist neu in dieser Version.

• Neuer Inhaltsregel-Typ: Dokumentenklassifizierung + Datenextraktion wurde hinzugefügt. Möglichkeit zur Überprüfung, Aktualisierung und Genehmigung der Dokumentenklassifizierung über die Schnittstelle „Meine Aufgabe“ der Inhaltsregeln.

• Mit der Erweiterung der derzeitigen Dokumentenklassifizierungsregel bearbeitet DocuShare Ihre Dateien, indem es den Dokumenttyp festlegt, Daten aus der Datei extrahiert und die Metadatenfelder auf Basis dieser Informationen aktualisiert. Beispiel: Extraktion der Rechnungsnummer.

• Das Standard-Datenextraktionspaket ist beim Abschluss des Abonnements enthalten. Damit ist die Funktion für Datenklassifizierung und Metadaten-Extraktion im Abo verfügbar. Ein zusätzliches Extraktionspaket kann hinzugekauft werden.

• Es wurde eine neue Datenextraktionsrolle hinzugefügt, die auf die Regeln dieses Typs erstellen kann.

• Kann für PDF- und Bilddateitypen verwendet werden. Derzeitige Einschränkung: Funktioniert nicht für Textdateien.

Abo-Management

Nutzer können zusätzlichen Speicherplatz kaufen (pro Nutzer 500 GB oder ein Vielfaches davon). Nutzer erhalten eine Warnung auf ihrem Dashboard, wenn der verbleibende Speicherplatz 10 % der Gesamtkapazität erreicht. Gast-Nutzer können nun entfernt werden, wenn sie keinen Zugriff mehr benötigen. Gast-Nutzer erhalten Anzeigerechte, und die Gastfreigabe ist erforderlich, um ein Ablaufdatum festzulegen. Die Anzahl der Gast-Nutzer ist eingeschränkt und hängt von der Art des Abos ab. Als Gast-Nutzer sind das Fünffache der gleichzeitigen Nutzer und das Doppelte der benannten Nutzer erlaubt.

Sicherheit und Compliance

Die kostenlose Probeversion von „Self-Service“ wurde von der Self-Service-Schnittstelle entfernt. Grund ist die Sanction-Scan-Anforderung. Probeversionen werden nun nur noch über das Backoffice bearbeitet. Xerox Internal AD Option wurde entfernt. Damit soll das Produkt auf die geplante Single Sign-On-Funktion vorbereitet werden.

Support

Chatbot wurde entfernt wegen geringer Nutzung. Die Community-Website steht allen Nutzern offen und die häufig gestellten Fragen werden weiterhin aktualisiert.