Aufgaben mithilfe von Apps erledigen
Wie eine Bank mit einer eigenen App die Bearbeitungszeit für Rechnungen um 75 % reduzieren konnte
Die Herausforderung
Rechnungen wurden in dieser Bank von Hand bearbeitet, was sehr zeitaufwendig war. Nach Eingang einer Rechnung wurde diese einzeln an einem Scanner von einem Mitarbeiter eingescannt. Am Computer musste die dabei erstellte PDF-Datei dann geöffnet werden und alle Rechnungsdaten wurden von Hand in das ERP-System der Bank eingegeben.
Die Lösung
Die Bank entwickelte eine eigene Lösung zur Digitalisierung von Dokumenten und zur Automatisierung des Workflows: eine App, die einfach auf dem Xerox® ConnectKey®-fähigen Multifunktionsdrucker und auf den Mobilgeräten der Mitarbeiter installiert werden konnte und diese Aufgabe übernahm. Mit dieser App konnte der Zeitaufwand für die Rechnungsbearbeitung von monatlich 40 Stunden auf nur noch zehn Stunden im Monat reduziert werden.
In Aktion
1. Beste Voraussetzungen für hohe Leistung
Ein Angestellter bei einer großen Bank muss die täglich bei der Bank eingehenden Rechnungen bearbeiten. Er geht zum Xerox® Multifunktionsdrucker und legt mehr als 100 Rechnungen in den Einzug.
2. Routinevorgänge vereinfachen
Er drückt auf die Schaltfläche zum Scannen der Rechnungen, woraufhin diese direkt in das System der Bank eingespeist werden. Damit ist seine Arbeit getan.
Mit dieser App konnte der Zeitaufwand für die Rechnungsbearbeitung von monatlich 40 Stunden auf nur noch zehn Stunden im Monat reduziert werden.
3. Auf Effizienz ausgelegt
Dank der eigens von der Bank entwickelten App ist dieser Vorgang nun in ein paar Sekunden erledigt, der Mitarbeiter kann sich anderen Aufgaben widmen und der Multifunktionsdrucker steht anderen zur Verfügung.
4. Optimierte Geschäftsabläufe
Die eigene App der Bank hat zu Effizienzsteigerungen geführt, Kosten gesenkt, Gewinne gesteigert und den Mitarbeitern eine lästige Aufgabe abgenommen.
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